Bitte beachten: Die zur Verfügung gestellten Informationen, Merkblätter und Formulare auf den Seiten der Koordinierungsstelle stellen lediglich Hilfsmittel dar. Die Konsultation dieser Seiten und die Nutzung entsprechender Formulare sind somit keine Voraussetzung für die Antragstellung bei der DFG. Alle für eine Antragstellung notwendigen Informationen finden Sie auf den Seiten der DFG.
Folgende Aufstellung bietet Ihnen einen Überblick über die zeitlichen Abläufe einer Antragstellung. Nach der Bewilligung haben Sie für die anschließende Durchführung maximal 36 Monate Zeit. Anträge können jederzeit bei der DFG gestellt werden. Es gibt keine festen Antragstermine. Nicht alle Punkte sind zwingend umzusetzen, wenn Sie beispielsweise bereits über Im-/Export-Schnittstellen verfügen, müssen diese natürlich nicht mehr programmiert werden. Die Zeitangaben beruhen auf Erfahrungswerten, einzelne Arbeitsschritte können natürlich länger oder kürzer ausfallen. Die Bearbeitung des Eigenanteils kann parallel zu den o.g. Arbeitsschritten erfolgen oder im Anschluss an die Bearbeitung des Förderanteils. Die entsprechenden Arbeitsschritte (Retrokonversion, Qualitätssicherung; Online-Stellung) sind dann an der jeweiligen Stelle in den Zeitplan zu integrieren.
Bitte passen Sie diesen Zeitplan an die Situation in Ihrem Archiv an.
Umfasst:
Auswahl geeigneter Findmittel
Technische Fragen wie die OCR-Eignung, die Lesbarkeit der Handschrift oder inhaltliche Fragen zur Plausibilität der Auswahlkriterien sind im Vorfeld zu klären. Die relevanten Daten können mit Hilfe unserer vorbereiteten Hilfsmittel und Formulare erhoben werden.
Markterkundung: Einholung und Prüfung der Kostenvoranschläge von Digitalisierungsdienstleistern
Sind die Findmittel ausgewählt und die relevanten Daten erhoben, müssen zur Abschätzung der Kosten (und damit der potentiellen Fördersumme) Kostenvoranschläge von Dienstleistern eingeholt werden. Sie können dafür die Musterleistungsbeschreibung verwenden.
Umfasst:
Ausarbeitung des Antrags und der Anlagen
Während bei den Dienstleistern die Kostenkalkulationen erstellt werden, formulieren Sie den konkreten Förderantrag.
Die Gutachterausschüsse der DFG benötigen für die Bearbeitung Ihres Antrages ca. 6-7 Monate. In dieser Zeit kann es vorkommen, dass Sie Rückfragen der DFG-Geschäftsstelle oder von den Gutachtern erhalten, die sich aus dem Begutachtungsverfahren ergeben. Das Verfahren wird nach der Beantwortung der Rückfragen fortgesetzt.
im Bewilligungsfall:
a.) Vergabe des Retrokonversionsauftrags
ca. 3 – 6 Monate
b.) Personalgewinnung / Stellenausschreibung
ca. 2 – 5 Monate
Umfasst:
Nach erfolgreicher Bewilligung gelten bei Ausschreibung und Vergabe an einen externen Dienstleister die Vorschriften der jeweiligen Verwaltung.
a.) Formulierung der Erfassungsanweisungen je Findmittel in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister
ca. 2 – 4 Wochen
b.) Einarbeitung, Absprache der Erfassungsanweisungen, Projektplanung
ca. 2 – 4 Wochen
Orientieren Sie sich für die Ermittlung des zeitlichen Umfangs für die Formulierung der Erfassungsanweisung und für die Durchführung der Retrokonversion an dem zeitlichen Umfang, den der Dienstleister im Rahmen des Kostenvoranschlags angibt.
Der Eigenanteil kann entweder gemeinsam mit dem Förderanteil an einen Dienstleister vergeben werden oder mit eigenem Personal in Ihrem Archiv erbracht werden. Dabei sollte die Summe der beantragten Personalmittel nicht über der Summe des kostengünstigsten Kostenvoranschlags liegen. Die addierten Zeiten von 6. und 7. ergeben den Zeitrahmen der Förderdauer.
Falls erforderlich - Hinweis:
Falls eine Import-/Exportschnittstelle zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht existiert, kann dies zu einer negativen Rückmeldung seitens der DFG führen. Wir empfehlen daher, dass die Programmierung einer Importschnittstelle vor Beginn des Projektes durchgeführt wird.
Umfasst:
Erstellung bzw. Abnahme des Mappings
Der Begriff "Mapping" meint die Zuweisung einer archivischen Erschließungsinformation (Titel, Signatur, Laufzeit etc.) auf ein XML-Element der verwendeten Auszeichnungssprache (EAD oder SAFT). Bei Vergabe an einen Dienstleister findet meist ein Treffen zwischen Ihnen und dem Dienstleister statt, bei dem die Erfassungsanweisungen für jedes Findmittel und somit auch das Mapping besprochen wird.
Führen Sie Ihr Retrokonversionsprojekt ohne Hilfe eines Dienstleisters selbst durch, müssen Sie sich spätestens beim Export der Daten aus Ihrem Findmittelssystem überlegen, wie sie welche Komponenten mappen.
© Archivschule Marburg | zuletzt geändert am 31.07.2013 von Torben Lindemann - Die Seite wird nicht mehr aktualisiert