Bitte beachten: Die zur Verfügung gestellten Informationen, Merkblätter und Formulare auf den Seiten der Koordinierungsstelle stellen lediglich Hilfsmittel dar. Die Konsultation dieser Seiten und die Nutzung entsprechender Formulare sind somit keine Voraussetzung für die Antragstellung bei der DFG. Alle für eine Antragstellung notwendigen Informationen finden Sie auf den Seiten der DFG.
Für die Retrokonversion kommen archivische Findmittel jeder Art in Betracht, egal ob sie maschinenschriftlich, gedruckt, handschriftlich, gebunden oder in Form von Karteikarten vorliegen. Auch heterogene Findmittel, die zum Teil aus maschinenschriftlichen und zum Teil aus handschriftlichen Einträgen bestehen, können retrokonvertiert werden. Sie dürfen jedoch nicht bereits in einem digitalen Medium (z.B. Excel-, Word-Dateien) vorliegen. Da ein Ziel des Projekts darin besteht, die Findmittel der Forschung dauerhaft im Internet zur Verfügung zu stellen, dürfen sie auch keinen archivrechtlichen oder datenschutzrechtlichen Fristen unterliegen oder zu Beständen gehören, die mit einem Eigentumsvorbehalt belegt sind, wie sie gelegentlich in Depositalverträgen vereinbart sind.
Der einzelne Eintrag eines archivischen Findmittels verweist dabei in der Regel auf eine Archivalieneinheit. Reine Indizes, die nicht als Index zum Findmittel selbst erstellt wurden sondern auf mehrere Archivalien hinweisen, sind nicht förderfähig. Ebenso verhält es sich mit Namenslisten, die für personalgeschichtliche Recherchen angelegt wurden.
In jedem Fall sind Beispielscans der ausgewählten Findmittel hilfreich, die von den Archiven angefertigt werden. Sollten Indexseiten vorhanden sein, sollte von diesen ebenfalls mindestens ein Probescan angefertigt werden. Darüber hinaus wählen Sie mindestens drei Seiten für einen Probescan aus. Die Beispielscans sollten den Dienstleistern und gegebenenfalls auch den DFG-Gutachtern einen Eindruck von der Beschaffenheit des Findmittels verschaffen.
Zu jedem Findmittel sollte aufgezeigt werden, inwieweit die Forschung von einer besseren Verfügbarkeit profitiert und welche Stellung der dazugehörige Bestand im Gesamtgefüge des Archivs einnimmt. In diesem Kontext sollte auch die überregionale Bedeutung des referenzierten Bestandes beschrieben werden.
Die vorgesehenen Findmittel müssen als Mindeststandard eine Titelaufnahme, eine Laufzeitangabe und eine Signatur aufweisen. Da eine zeitnahe Online-Stellung angestrebt ist, müssen sich die Nacharbeiten in Grenzen halten. Verbesserungen wie die Angleichung an die aktuelle Rechtschreibung, die Ersetzung von Platzhaltern (wie z.B. dsgl.) oder die Auflösung von Abkürzungen sind meist zügig vollzogen. Auch die Neuvergabe von Signaturen - wenn beispielsweise beim Umstieg vom analogen aufs digitale Findmittel ein neues Signatursystem eingeführt wird - kann automatisiert erfolgen. Umfangreiche Bearbeitungen, die einer Nach- oder Neuverzeichnung gleichkommen, sind hingegen nicht möglich.
© Archivschule Marburg | zuletzt geändert am 25.07.2013 von Torben Lindemann - Die Seite wird nicht mehr aktualisiert