Bitte beachten: Die zur Verfügung gestellten Informationen, Merkblätter und Formulare auf den Seiten der Koordinierungsstelle stellen lediglich Hilfsmittel dar. Die Konsultation dieser Seiten und die Nutzung entsprechender Formulare sind somit keine Voraussetzung für die Antragstellung bei der DFG. Alle für eine Antragstellung notwendigen Informationen finden Sie auf den Seiten der DFG.
Die Förderung der DFG zur Retrokonversion archivischer Findmittel versteht sich als Anschubfinanzierung. In jedem Förderprojekt muss eine Eigenleistung in Höhe von mindestens 50 % des Förderanteils - also mindestens einem Drittel des Gesamtprojekts - geleistet werden. Wird ein Projekt mit mehreren Projektpartnern durchgeführt, muss jedes antragstellende Archiv einen entsprechenden Anteil aus seinen Findmitteln im Eigenanteil bearbeiten.
In der Regel sollten auch die tatsächlichen Kosten des Förder- und Eigenanteils gegenüber gestellt werden. Dazu müssen beispielswiese alle Personalkosten, die für die Erbringung des Eigenanteils anfallen, mithilfe von Personalkostentabellen beziffert werden. Hinzu kämen die anfallenden Sachkosten etwa, wenn Sie auch den Eigenanteil an einen Dienstleister vergeben. Kosten für die Bereitstellung der technischen Infrastruktur, Raum- und Heizkosten können nicht als Eigenleistung kalkuliert werden.
Zur Berechnung der Gleichwertigkeit von VZE wurde in der Vergangenheit anhand der Marktpreise eine Matrix entwickelt, die es erlaubt, unterschiedliche VZE miteinander in Relation zu setzen. Als Basis dient dazu eine maschinenschriftliche Verzeichnungseinheit mit weniger als 300 Zeichen. Diese hat den Faktor 1. Weitere Arten von VZE sind mit entsprechend höheren Faktoren bewertet.
Maschinenschriftliche |
Handschriftliche |
|
VZE mit einem Umfang |
1 | 3 |
VZE mit einem Umfang |
2 | 6 |
VZE mit einem Umfang |
3 | 9 |
Beispiel 1: Das Archiv XY besitzt 2 Findbücher, eines mit 150 (a) handschriftlichen VZE deren Umfang zwischen 300 und 1000 Zeichen liegt und eines mit 900 (b) maschinenschriftlichen VZE deren Umfang ebenfalls zwischen 300 und 1000 Zeichen beträgt. Die Mitarbeiter des Archivs entscheiden sich dafür die 150 handschriftlichen VZE im Eigenanteil und die 900 VZE im Förderanteil retrokonvertieren zu lassen.
Rechnung zu Beispiel 1:
(a): 150 x Faktor 6 = 900
(b): 900 x Faktor 2 = 1800
a = 900 (1/3 der Gesamtsumme, also 50% des Förderanteils)
Erklärung: Die 150 VZE entsprechen nach Multiplikation des Faktors 6 (Siehe Tabelle) 900 VZE, bei den 900 VZE wird dem entsprechend mit dem Faktor 2 multipliziert. Diese faktorisierten Zahlen (900 und 1800) sind Grundlage der Berechnung. So dass es sinnvoll erscheint die 150 handschriftlichen VZE eventuell im eigenen Haus durch Mitarbeiter (da aufwendig und vermutlich viele Rückfragen) und den Förderanteil an einen Dienstleister zu vergeben.
Beispiel 2: Das Archiv XY besitzt 3 Findbücher mit je 1000 VZE, Findbuch (a), hat 1000 handschriftliche VZE mit weniger als 300 Zeichen, Findmittel (b) und (c) haben je 1000 maschinenschriftliche VZE mit mehr als 1000 Zeichen. Die Mitarbeiter des Archivs entscheiden sich dafür die 1000 handschriftlichen VZE im Eigenanteil und die 2000 VZE im Förderanteil retrokonvertieren zu lassen.
Rechnung zu Beispiel 2:
(a): 1000 x Faktor 3 = 3000
(b): 1000 x Faktor 3 = 3000
(c): 1000 x Faktor 3 = 3000
b + c = 6000
a = 3000 (1/3 der Gesamtsumme, also 50% des Förderanteils)
Erklärung: Da die Anzahl der VZE von Findmittel (a) genau der Hälfte der kumulierten Findmittel (b) und (c) entspricht, also 50% des Förderanteils bzw. einem Drittel der Gesamtsumme von 9000 VZE, ist es möglich die handschriftlichen VZE im Eigen- und die maschinenschriftlichen VZE im Förderanteil retrokonvertieren zu lassen.
Beispiel 3: Das Archiv XY besitzt eine Findmittelkartei mit 10000 VZE, davon sind 8000 (a) maschinenschriftliche VZE mit einem Umfang von weniger als 300 Zeichen, 1000 (b) maschinenschriftliche VZE mit einem Umfang zwischen 300 und 1000 Zeichen sowie 500 (c) maschinenschriftliche VZE mit einem Umfang von mehr als 1000 Zeichen und 500 (d) maschinenschriftliche VZE die aufgrund der Anzahl ihrer Ergänzungen als handschriftliche VZE zählen, diese haben einen Umfang von 300 bis 1000 Zeichen. Die Mitarbeiter des Archivs entscheiden sich dafür die Findmittelkartei zu splitten.
Rechnung zu Beispiel 3:
(a): 8000 x Faktor 1 = 8000
(b): 1000 x Faktor 2 = 2000
(c): 500 x Faktor 3 = 1500
(d): 500 x Faktor 6 = 3000
a – 350 = 7650 + b = 9650
350 + c + d = 4850 (diese Zahl entspricht ungefähr 1/3 der Gesamtsumme und min. 50% des Förderanteils)
Erklärung: Falls nur ein umfangreicheres analoges Findmittel vorhanden ist, ist es notwendig dieses zu splitten und wie auch beim Vorgehen mit anderen Findmitteln, mindestens 50% des Förderanteils im Eigenanteil zu retrokonvertierten. Sie werden im seltensten Fall genau die Hälfte des Förderanteils erreichen, im Regelfall bleibt eine zwei- bis dreistellige Menge an VZE auf der Seite des Förderanteils übrig.
Natürlich gehen nicht alle Rechnungen so gut auf wie in den obigen Beispielen, als Hilfestellung empfehlen wir daher die Nutzung des Mengengerüsts. In diesem sind die entsprechenden Formeln hinterlegt.
Das heißt auch:
9 maschinenschriftliche VZE unter 300 Zeichen entsprechen:
4,5 ms VZE zwischen 300 und 1.000 oder
3 ms VZE über 1.000 Zeichen oder
3 hs VZE unter 300 Zeichen oder
1,5 hs VZE zwischen 300 und 1.000 oder
1 hs VZE über 1.000 Zeichen
Gleichwertig sind alle VZE, die sich innerhalb derselben Kategorie befinden sowie
ms VZE > 1.000 = hs VZE < 300
Umrechnungsbeispiel 1:
10.000 ms VZE unter 300 Zeichen entsprechen
10.000 ms VZE < 300 (Faktor 1)
5.000 ms VZE 300-1000 (Faktor 2)
3.334 ms VZE > 1.000 (Faktor 3)
3.334 hs VZE < 300 (Faktor 3)
1.667 hs VZE 300-1.000 (Faktor 6)
1.112 hs VZE > 1.000 (Faktor 9)
Umrechnungsbeispiel 2:
3.975 hs VZE 300-1.000 Zeichen entsprechen
23.850 ms VZE < 300 {(3.975 x 6) / 1}
11.925 ms VZE 300-1.000 {(3.975 x 6) / 2}
7.950 ms VZE > 1.000 {(3.975 x 6) / 3}
7.950 hs VZE < 300 {(3.975 x 6) / 3}
3.975 hs VZE 300-1.000 {(3.975 x 6) / 6}
2.650 hs VZE > 1.000 {(3.975 x 6) / 9}
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