Bitte beachten: die zur Verfügung gestellten Informationen, Merkblätter und Formulare auf den Seiten der Koordinierungsstelle stellen lediglich Hilfsmittel dar. Die Konsultation dieser Seiten und die Nutzung entsprechender Formulare ist somit keine Voraussetzung für eine positive Begutachtung Ihres Retrokonversionsprojekt. Alle für eine Antragstellung notwendigen Informationen finden Sie nur auf den Seiten der DFG.
Welche Archive können eine Förderung beantragen?
Förderfähig sind Archive, die sich in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft befinden oder ausschließlich mit öffentlichen Mitteln finanziert werden: Staatsarchive, Kommunalarchive, Universitätsarchive, Kirchenarchive, Wirtschaftsarchive usw. Private Archive wie etwa Adelsarchive können nicht am Förderprogramm teilnehmen.
Wann können Förderanträge eingereicht werden?
Anträge zur Findmitteldigitalisierung können direkt bei der DFG gestellt werden. Die Anträge werden als regulärer Bestandteil des Förderprogramms „Erschließung und Digitalisierung“ bearbeitet.
Wie lange dauert ein Projekt?
Die Gesamtdauer des Projektes ist von verschiedenen Faktoren abhängig. In erster Linie sind die Anzahl und die Qualität der Findmittel, die retrokonvertiert werden sollen, ausschlaggebend. Für handschriftliche Findmittel sollte beispielsweise mehr Zeit eingeplant werden, als für maschinenschriftliche.
Für die Abwicklung eines Projektes sind in Regel 12 bis 18 Monate zu veranschlagen. Die maximale Gesamtdauer darf 3 Jahre nach der Bewilligung nicht überschreiten.
Was kann retrokonvertiert werden?
Grundsätzlich können alle Arten von Findmitteln retrokonvertiert werden: handschriftliche, maschinenschriftliche oder gedruckte Findbücher ebenso wie Karteikarten, lose Blätter oder gebundene Findbücher.
Nicht förderfähig sind Findmittel, die archivrechtlichen oder datenschutzrechtlichen Sperrfristen unterliegen oder aus anderen Gründen nicht zugänglich sind. Ebenfalls nicht förderfähig sind solche Findmittel, deren Bestände einem Eigentumsvorbehalt unterliegen, wie es häufig bei Deposita der Fall ist. Überdies dürfen die Findmittel nicht bereits in einem digitalen Format vorliegen.
Welche Eigenleistung muss das Archiv erbringen?
Um eine Förderung durch die DFG zu erhalten, muss eine Eigenleistung von 50 Prozent der Fördermenge nachgewiesen werden. Das bedeutet, dass ein Drittel des Gesamtprojektes mit eigenen Ressourcen bearbeitet werden muss.
Werden Fördermittel für die Retrokonversion von 1.000 Verzeichnungseinheiten beantragt, muss das Archiv 500 gleichwertige Verzeichnungseinheiten mit eigenen Mitteln retrokonvertieren. Die Eigenleistung muss innerhalb von höchstens drei Jahren nach der Bewilligung eines Antrags erbracht werden. Retrokonversionsarbeiten, die vor Bewilligung des Projektes geleistet wurden, können nicht berücksichtigt werden.
Wie wird der Eigenanteil berechnet?
Zur Berechnung des Eigenanteils werden die zu retrokonvertierenden Verzeichnungseinheiten (VZE) als Berechnungsgrundlage heran gezogen. Weiterführende Informationen zur Berechnung finden Sie hier .
Gibt es Vorgaben bezüglich der Antragsmenge?
Nein. Die Fördermittel werden unabhängig von der Größe der Bestände bewilligt. Es kann sowohl die Förderung von 1.000 als auch von 100.000 Verzeichnungseinheiten beantragt werden. Allerdings sollte bedacht werden, dass eine Antragsstellung bei einem zu geringen Antragsvolumen unwirtschaftlich wird.
Muss das Retrokonversionsprojekt mit einem Dienstleister abgewickelt werden?
Können Sie nachweisen, dass die Retrokonversion im eigenen Haus (In-House Lösung) wirtschaftlicher ist als die Vergabe an einen Dienstleister, können auch Sach- bzw. Personalmittel beantragt werden. Die DFG bewilligt seit der Einführung der flexibilisierten Förderung in allen Fördervorhaben Personalmittel grundsätzlich in Form von pauschalierten Beträgen. Die aktuellen Werte finden Sie hier .
Wo reiche ich Förderanträge ein?
Die Anträge werden direkt bei der DFG eingereicht. Ansprechpartnern ist Frau Dr. Franziska Regner (Franziska.Regner@dfg.de Telefon: +49 228 885-2094).
Was geschieht mit den retrokonvertierten Findmitteln?
Die geförderten Archive verpflichten sich, alle in Eigenleistung und durch DFG-Mittel retrokonvertierten Findmittel in einem institutionenübergreifenden Portal und auf der eigenen Internetseite zur Verfügung zu stellen. Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier .
In welche Datenformaten müssen die retrokonvertierten Findmittel vorliegen?
Ziel dieser DFG-Förderlinie ist u.a. die Etablierung eines archivischen Datenaustauschformats. Ihre retrokonvertierten Findmittel müssen daher entweder in EAD-XML oder SAFT-XML vorliegen. Aktuellere Versionen der gängigen Archivsoftwareprodukte unterstützen i.d.R. beide Formate und weisen entsprechende Im- und Export Schnittstellen auf. Es wird empfohlen den Export der Daten im EAD(DDB)-Profil vorzunehmen.
Wer erstellt das Mapping zwischen den Findmitteln und dem Zielformat SAFT bzw. EAD?
Das Mapping wird vom Dienstleister in Absprache mit den Archiven erstellt. Bei Projekten, die ohne Dienstleister durchgeführt werden, bereitet das Archiv das Mapping vor. In der ehemaligen Koordinierungsstelle wurde hierzu ein Mappingformular entstellt. Mit diesem Formular besitzt man eine Übersicht der wichtigsten Elemente, aufgeteilt in Bestandsangaben, Gliederundsebenen/Serien und der Ebene der Archivalieneinheit. Dabei wird auch auf die entsprechenden EAD- und SAFT– Pfade, in denen die Elemente verwendet werden, verwiesen.
Kann ein Archiv ein zweites Mal DFG-Förderung für die Retrokonversion beantragen?
Ja, allerdings muss das erste Projekt abgeschlossen und die Findmittel online recherchierbar sein. Das Ende des Projekts muss der DFG rechtzeitig vor der Übermittlung des Neuantrags in einem Abschlussbericht angezeigt werden.
Was ist eine Programmpauschale?
Die Antragsteller der von der Deutschen Forschungsgemeinschaft geförderten Forschungsvorhaben erhalten generell einen pauschalen Zuschlag zur Deckung der mit der Förderung verbundenen indirekten Projektausgaben (Programmpauschale). In der öffentlichen Diskussion wird die Programmpauschale oftmals auch als „indirekte Projektkosten“ oder als „Overhead“ bezeichnet. Weitere Informationen finden Sie direkt bei der DFG .
Was geschieht mit meinem Antrag bei der DFG?
Die DFG achtet auf ein möglichst transparentes Begutachtungsverfahren. Die einzelnen Schritte können über das DFG-Portal für Antragsstellende, Gutachter und Gremienmitglieder "elan " nachvollzogen werden. Dazu bekommen Sie nach Antragstellung entsprechende Registrierungsinformationen. Eine Visualisierung des Antragsweges finden Sie hier .
Wie kann ich bewilligte Mittel abrufen?
Informationen über den Mittelabruf und über Verwendungsnachweise finden Sie bei Ihrem Bewilligungsbescheid. Formulare und Merkblätter können direkt bei der DFG heruntergeladen werden.
Meine Frage wurde hier nicht beantwortet, was tue ich jetzt?
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Dr. Franziska Regner (Franziska.Regner@dfg.de Telefon: +49 228 885-2094) gerne zur Verfügung.
© Archivschule Marburg | zuletzt geändert am 23.07.2013 von Torben Lindemann