Anforderungen an eine Online-Beständerübersicht und eine archivische Homepage - Teil 2

A. Notwendige Bestandteile

1. Startseite

Die Startseite ist das Aushängeschild, gleichsam die Visitenkarte einer archivischen Internetpräsentation. Sie prägt das „Bild“, das sich der Besucher vom Archiv macht, und gibt in ihrer graphischen, farblichen und formalen Gestaltung zugleich das Design und Layout für alle übrigen Seiten des Angebots vor. Bei der Auswahl der Farben für Text, Hintergrund, Balken und andere Graphikelemente sollte auch bei einer Anlehnung an historische oder heraldische Farbtraditionen des Archivsprengels auf eine gut sichtbare, d. h. kontrastreiche Darstellung geachtet werden. Für die graphische (wie die inhaltliche) Gestaltung der Website gilt die Regel: farbig, aber nicht bunt.

Einstiegsseiten werden auch von Archiven vielfach mit Hilfe umfangreicher Graphiken, Bilder und Animationen gestaltet. Gerade hier - wie bei der Präsentation insgesamt - sollte jedoch beachtet werden, daß das Herunterladen solcher Dateien eine erhebliche Wartezeit erfordern kann. Abzulehnen sind daher aufwendige Anfangsseiten, die dem Benutzer zunächst kaum Sachinformationen bieten, sondern ihn lediglich - nach Anklicken oder einer Zeitverzögerung - zur eigentlichen Angebotsübersicht weiterleiten (Stadtarchiv Heilbronn , Stadtarchiv Mannheim, Stadtarchiv Passau, Archives de Lyon). Alle Abbildungen der Website sollten zur Reduzierung der Ladezeit zunächst nur in verkleinerter Form (thumbnails) wiedergegeben werden, durch Anklicken aber auf eine Vollbilddarstellung vergrößert werden können.

Als zentrales Wiedererkennungselement hat sich auch für archivische Internetangebote das „Logo“ durchgesetzt, das sich - als der Teil eines festen Frames in der Kopfzeile - gewöhnlich in der linken oberen Ecke der Bildschirmansicht wiederfindet und auf allen Seiten zugleich als Link zur Startseite (Home) dienen sollte. Es sollte wenig Raum einnehmen: die Präsentation des HStA Wiesbaden zeigt eine große Zeichnung des Archivgebäudes (mit Namen und Titel des Archivleiters und seines Stellvertreters), die am Beginn jeder Seite des Angebots steht, so daß der sichtbare Teil des Hauptframes sehr stark eingeschränkt wird.

Die Einstiegsseite einer archivischen Internetpräsentation, die eigentliche „Homepage“, sollte dem Besucher übersichtlich und möglichst auf einem Blick das Online-Angebot des Archivs präsentieren. Von ihr aus muß der Benutzer gezielt die ihn interessierenden Bereiche anwählen können. Es bieten sich im wesentlichen zwei Lösungen an:

1. Die Startseite zeigt im Hauptframe alle Menüüberschriften, die später im Navigationsframe oder der Steuerleiste eine schnelle Orientierung und Steuerung im Internetangebot erlauben ( LHA Koblenz), oder

2. sie enthält bereits einen gesonderten Navigationsbereich und bietet im Hauptfeld beispielsweise eine Übersicht über die Kerninformationen des Archivs (Anschrift, Telephonnummer, Öffnungszeiten, Email) oder einen einleitenden Begrüßungstext ( Bundesarchiv, Stadtarchiv Bamberg).

Doppellungen durch das parallele Anzeigen der Menüüberschriften in einem Navigationsbereich und im Hauptframe ( Saarländisches Landesarchiv, LHA Koblenz) sollten vermieden werden. Hilfreich ist eine gesonderte „Sitemap“, die ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis aller Rubriken des Angebots bietet ( Steiermärkisches Landesarchiv, Regionaal Historisch Centrum Tilburg). Zu umfangreiche Menüleisten, die man nur mittels der Bildlaufleiste übersehen kann, sind hingegen kaum zweckmäßig ( Yukon Archives). Auch verschachtelte Bildschirmeinteilungen ( Stadtarchiv Saarbrücken) oder zu breite Rahmen ( Stadtarchiv Stuttgart) können eine schnelle Orientierung behindern.

2. Hinweise zur Benutzung der Homepage

Neben Benutzungshinweisen für einzelne Teile des Internetangebots sollten auch generelle Erläuterungen für die Benutzung der Homepage zur Verfügung stehen, die dem interessierten Besucher einen Überblick über die Konzeption des Angebots, vorhandene Hilfefunktionen, Funktionssymbole und Navigationsmöglichkeiten (Historisches Archiv der EU) bieten. Ein Glossar mit Erläuterungen der verwendeten archivfachlichen Begriffe sollte ebenfalls ansteuerbar, ein Abkürzungsverzeichnis hingegen entbehrlich sein.

In umfangreicheren Präsentationen sollte auch eine Suchfunktion integriert werden, die dem Benutzer - neben der Möglichkeit des systematischen Navigierens - eine schnelle Indexsuche über alle Seiten des Internetangebots hinweg (ohne die Beständeübersicht) ermöglicht (Historisches Zentrum Hagen, Landesarchiv Baden-Württemberg).

Für die Wiedergabe der Hilfs- und Erläuterungstexte, die für jedes Angebot der Website, alle Menü- und Steuerfunktionen zur Verfügung stehen sollten, können - anstelle neuer Browser-Fenster oder Anzeigen in einem gesonderten Frame - die Statuszeile des Browsers oder kleine Textfenster genutzt werden, die sich beim Überfahren der Elemente mit dem Mauspfeil öffnen und beim Weiterfahren wieder schließen.

3. Allgemeine Informationen zum Archiv

Die allgemeinen Informationen über das Archiv, seine Anschrift, Erreichbarkeit und Öffnungszeiten gehören nachweislich zu den am häufigsten abgefragten Angaben der archivischen Internetpräsentationen (vgl. die Statistiken über die Zugriffe auf die entsprechenden Seiten des Bundesarchivs, der „ Archive in NRW“ sowie der LAD und der Staatsarchive in Baden-Württemberg). Auf jeder archivischen Homepage sollte der Benutzer folgende Angaben finden können:

  • Kontaktmöglichkeiten: Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer, Email-Adresse. Hier können auch spezielle Durchwahlen und Email-Adressen für die einzelnen Servicebereiche des Archivs, den Benutzersaal (Anmeldung, Aktenvorbestellung, Platzreservierung), die Fotoabholung, die Publikationsbestellung oder die Bibliothek angegeben werden. Mitunter sollen dem Benutzer Organigramme bzw. Geschäftsverteilungspläne mit einer Übersicht über die Abteilungs- und Referatsgliederung (StA Münster, Landesarchiv Berlin, LHA Koblenz) oder eine Liste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Außenkontakten (Name, Aufgaben, Telefonnummer, Email) gezielte Anfragen ermöglichen (Staatsarchiv Darmstadt, Staatsarchiv Hamburg, Institut für Stadtgeschichte Frankfurt, Stadtarchiv Lübeck, mit Gruppenbild: Stadtarchiv Göttingen).
  • Erreichbarkeit: Anfahrtsskizze, Autobahnanschluß, Stadtplan, Bahnverbindung, Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel (ggf. als Link zu kostenlosen kommerziellen Dienstleistern), Parkmöglichkeiten (Stadtarchiv Bad Kissingen).
  • Öffnungszeiten; ggf. auch aktuelle Hinweise zur Einschränkung der Öffnungszeiten.

Bei Archiven mit einer hohen Zahl ausländischer Benutzer sollten alle Kerninformationen auch in einer englischsprachigen Version (oder auch einer anderen einschlägigen Fremdsprache) zur Verfügung stehen, die über einen entsprechend ausgewiesenen Button (z. B. Flaggensymbol) auf der Startseite angewählt werden kann.

4. Zuständigkeit und Aufgaben des Archivs

Angaben über die territoriale und behördliche Zuständigkeit eines Archivs gehören zu den notwendigen Grundinformationen für die Benutzung seiner Bestände. Dem Benutzer muß erläutert werden, welche Bestände er aufgrund der historischen und aktuellen Zuständigkeiten im Archiv erwarten kann und welche nicht. Diese Definition des Archivsprengels in organisatorischer, geographischer und zeitlicher Hinsicht wird sowohl in gedruckten als auch in Online-Informationen häufig mit einem Überblick über die Geschichte des Archivs und seine organisatorische Zugehörigkeit verknüpft. Mehr noch als bei gedruckten Übersichten sollte bei der Internetpräsentation die Möglichkeit genutzt werden, diese historischen Erläuterungen durch entsprechende Verweise direkt mit der Beständeübersicht zu verknüpfen. Links zu einzelnen Gruppen und Titeln in der Beständeübersicht können dem Benutzer den engen Zusammenhang zwischen der Geschichte eines Archivs und der Tektonik seiner Bestände deutlich machen. Die aktuellen Zuständigkeiten der Archive sind vielfach durch gesetzliche oder andere Regelungen bestimmt, die daher häufig auch Teil ihrer Internetpräsentationen sind (StA Hamburg, Schleswig-Holsteinische Archive , LHA Koblenz, Archive in Hessen). Allgemeinere Darstellungen zu den Aufgaben der Archive (Stadtarchiv Kaufbeuren) oder zur „Alltagsarbeit“ der Archivare (StA Hamburg) können den Besuchern darüber hinaus einen anschaulichen Einblick in Pflichten und Funktionen eines Archivs vermitteln.

5. Benutzung des Archivs

Angaben über die Nutzungsmöglichkeiten und Nutzungsbedingungen gehören zu den archivischen Grundinformationen und sind daher - in unterschiedlichem Umfang - Teil der meisten Internetpräsentationen. Zum Angebot sollten gehören:

6. Impressum

Das Impressum der Homepage sollte die Verantwortlichen für die Betreuung und Programmierung der Seiten nennen und eine direkte Email-Verbindung ermöglichen, über die Kritik, Anregungen und Korrekturen weitergeleitet werden können. Das Datum der letzten Aktualisierung sollte auf jeder Seite der Präsentation ersichtlich sein.

B. Empfohlene Bestandteile

1. Aktuelle Informationen

Die schnelle und kostengünstige Aktualisierbarkeit gehört zu den eindeutigen Vorzügen einer archivischen Internetpräsentation gegenüber allen gedruckten Informationsformen. Aktuelle Termine, Nachrichten und Ereignisse können binnen kurzer Zeit auch außerhalb der Archivräume einem breiten Benutzerkreis zugänglich gemacht werden. Die Homepage kann gleichzeitig dazu dienen, die Öffentlichkeitsarbeit des Archivs, Veranstaltungen, Führungen, Vorträge und Ausstellungen zu präsentieren. Es können Hinweise auf anstehende Jubiläen (Stadtarchiv Hannover, LHA Koblenz ), Ausbildungs- und Praktikumsstellen oder Neuerscheinungen aus den Reihen der Archivpublikationen gegeben werden.

Es ist jedoch darauf zu achten, daß wichtige Informationen, wie aktuelle Einschränkungen der Öffnungszeiten oder die Eröffnung einer eigenen Ausstellung, graphisch hervorgehoben, auch auf die Anfangsseite einer Internetpräsentation gehören, da sie auf einer nachgeordneten Seite mit aktuellen Hinweisen eher übersehen werden.

2. Publikationen des Archivs

Da die Internet-Präsentation auch Teil der archivischen Öffentlichkeitsarbeit ist, gehören Hinweise auf die Publikationen des Archivs zu einem häufigen Bestandteil des Online-Angebots. Die Homepage dient hier zugleich als kostengünstige Werbefläche mit großem Wirkungsbereich.

Die Zusammenstellungen können neben den vollständigen bibliographischen Angaben auch Wiedergaben des Inhaltsverzeichnisses, des Klappentextes, der Einleitung sowie eine Zusammenfassung oder Textauszüge enthalten, die sich aber (zur Verringerung der Ladezeit) erst nach der Auswahl eines Titels in einem gesonderten Fenster öffnen sollten (Regionaal Historisch Centrum Tilburg). Auch Darstellungen der farbigen Titelblätter sollten nicht auf der Anfangsseite (Stadtarchiv Kaufbeuren), sondern erst nach einer Titelauswahl angeboten werden (Institut für Stadtgeschichte Frankfurt).

Für die im Selbstverlag erschienenen oder vom Archiv selbst vertriebenen Publikationen sollte zudem die Möglichkeit einer Online-Bestellung vorgesehen werden (Stadtarchiv Bamberg). Das LHA Koblenz arbeitet dafür mit einem den Internet-Versandhäusern nachgebildeten „Warenkorb“ und einem Bestellformular; Rechnungslegung und Versand können dennoch ‚konventionell‘ bearbeitet werden. Solche Verkaufsangebote können in einen breiteren "Shop"-Bereich integriert werden, der neben Buchpublikationen auch Postkarten, Poster oder Siegelabgüsse anbietet.

Darüber hinaus kann die Homepage eines Archivs als Publikationsforum (vgl. unten bei „Download“) für Tagungsbände (NRW-Archive), kleinere Arbeitsberichte, Referate oder praktische Empfehlungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs dienen (Stadtarchiv Schaffhausen, „Archivfachliche Fragen  “ auf der Website der LAD Baden-Württemberg); Arbeiten von Benutzern können hier ebenso veröffentlicht werden wie Berichte über externe Erschließungs- oder Editionsprojekte zu den Beständen des Hauses.

3. Literatur- und Bibliotheksangebote

Eine Reihe von Archiven bietet den Besuchern inzwischen über die (eigenen) Archivalien-Bestände hinausgehende Informationsmöglichkeiten. Hierzu gehören neben Literaturlisten ("Fachbibliographien“ der LAD Baden-Württemberg) auch Online-Kataloge der Hand- und Dienstbibliotheken (StA Hamburg, Stadtarchiv Tübingen, Stadtarchiv Rosenheim, StA Luzern).

Zahlreiche Anfragen an das Archiv lassen sich erfahrungsgemäß bereits mit Hinweisen auf einschlägige Literaturtitel oder gedruckte Quellensammlungen beantworten. Es liegt daher nahe, auch das Online-Angebot des Archivs um eine Einführung in die Dienstbibliothek (Stadtarchiv Zürich) sowie eine thematisch geordnete, ggf. zugleich kommentierte Literaturauswahl zu ergänzen, die dem Benutzer auch helfen kann, die Bestellung und Benutzung der Archivalien bereits vor einem Archivbesuch gründlich vorzubereiten. Es bieten sich Literaturzusammenstellungen u. a. aus folgenden Bereichen an:

  • Gesamt- und Einzeldarstellungen zur Geschichte des Archivsprengels, ggf. sachlich und chronologisch geordnet;
  • einschlägige Zeitschriften und Reihen;
  • Editionen und Quellensammlungen;
  • Publikationen über die einzelnen Bestände, Nachlässe und Sammlungen des Archivs;
  • Hilfsmittel und Einführungen in die historischen Hilfswissenschaften;
  • archivfachliche Literatur.

Auch hier ist darauf zu achten, daß entsprechende Verweise zur Beständeübersicht, zur Übersicht über die Veröffentlichungen des Archivs sowie ggf. zu den historischen Überblicksdarstellungen vorhanden sind, die ihrerseits wiederum mit entsprechenden Titeln der Literaturliste zu verknüpfen sind. Ferner sollten Links zu den Online-Katalogen der einschlägigen Bibliotheken bzw. Bibliotheksverbunde sowie zu anderen, bereits ins Netz gestellten Literaturzusammenstellungen anwählbar sein. Die Inhaltsverzeichnisse einzelner Zeitschriften sind bereits online recherchierbar. Für einzelne Teile der Literaturlisten oder eine vom Benutzer angegebene Auswahl sollte eine Download- bzw. Ausdruck-Möglichkeit bestehen.

Ob bei Titeln, die in der Dienstbibliothek eines Archivs vorhanden sind, bereits die Signatur angegeben wird (ggf. sogar mit der Möglichkeit, einen Bestellzettel auszudrucken), ist im Einzelfall zu erwägen, da dies erfahrungsgemäß zu einer deutlichen Ausweitung der Bibliotheksbenutzung bis hin zu auswärtigen Bestellwünschen führt. Alternativ kann ein Button mit der Aufschrift „Erweiterte Literatursuche“ den Benutzer zur Suchmaske einer nahegelegenen größeren Wissenschaftlichen Bibliothek oder eines öffentlichen Bibliotheksverbundes weiterleiten.

4. Verweise (Links)

Eine Zusammenstellung von Verweisen (Links) auf die Seiten anderer Archive, zu Universitäten und Forschungseinrichtungen, zu (Historischen) Vereinen und Kommissionen, Bibliotheken, Museen oder einschlägigen Linklisten ermöglicht dem Benutzer auf seiner Suche nach Informationen in der für das Internet typischen Form einen schnellen Wechsel auf die Angebote thematisch verwandter Präsentationen.

Neben dieser Zusammenstellung sollten auf einzelnen Seiten der Archiv-Homepage (s. Literatur- und Bibliotheksangebote, Genealogen, Benutzerschulung) weitere sachspezifische Links angebracht werden.

5. Dateien zum Herunterladen und Ausdrucken (Downloads)

Das Arbeiten im Internetangebot eines Archivs soll nicht zuletzt zur Vorbereitung eines persönlichen Besuchs dienen. Dem Besucher sollte daher die Möglichkeit gegeben werden, die ihn interessierenden Informationen auch in gedruckter Form zur Verfügung und beim Archivbesuch zur Hand zu haben. Neben den Druckfunktionen in der Beständeübersicht und in anderen Menüs (Literatur, Benutzung u. a.) sollten die zum Herunterladen (Download) oder zum Ausdrucken geeigneten und aufbereiteten Dateien in einem gängigen Datenformat (PDF, RTF, DOC) auch auf einer gesonderten Seite bereitgestellt werden. Folgende Angebote können dort hinterlegt werden: „

  • Faltblatt“ mit kurzen Informationen über Anschrift, Öffnungszeiten, Geschichte und Bestände des Archivs (Stadtarchiv Mannheim);
  • Anfahrtsskizze;
  • Beständekurzübersicht (ggf. auch die vollständige Tektonik);
  • historische Karten (keine Farbdarstellungen);
  • elektronische Texte: „
  • Prospekt der Archivpublikationen (Stadtarchiv Stuttgart);
  • „Flyer“ für Archivausstellungen;
  • Programmübersichten für Veranstaltungen und Vortragsreihen des Archivs.

 

6. Landesgeschichte und historische Karten

Angegliedert an Erläuterungen zur Geschichte des Archivs und seiner Bestände finden sich vielfach Übersichten zur Geschichte des Archivsprengels, zur Stadt-, Regional- oder Landesgeschichte (LHA Koblenz), die durch die Beigabe historischer Karten oder digitalisierter Archivalien ergänzt und illustriert werden. Solche Darstellungen gehören zwar nicht mehr zum Kernbestand des archivischen Informationsangebotes, können dem Benutzer - verbunden mit Verweisen auf einschlägige Archivpublikationen und die Darstellung der Archivgeschichte - aber einen Weg zu den Beständen des Hauses weisen. Allerdings wird die Möglichkeit, die Übersichten direkt mit der Beständeübersicht als zentralem Bestandteil der Internetpräsentation zu verknüpfen, noch selten genutzt.

Kartographische Darstellungen mit hinterlegten Links werden bisher vornehmlich für Portale regionaler Archivverbunde verwendet („ Archive in NRW“, „ Archive in Hessen“, Archive in Schleswig-Holstein, Übersicht über die baden-württembergischen Staatsarchive des Landesarchivs, „ Archive in der Arbeitsgemeinschaft Alpenländer“, dänischen Staatsarchive); Möglichkeiten, sie als graphische Werkzeuge für die archivische Recherche zu nutzen, werden derzeit am HStA Hannover erprobt.

7. Erweiterte Benutzerbetreuung (Email, FAQs)

Das Internet bietet neue kommunikative Möglichkeiten, den Kontakt und den Informationsfluß zwischen den Archiven und ihren Benutzern, aber auch der Benutzer untereinander zu gestalten.

Der Anteil der elektronisch per Email in die Archive eingehenden Anfragen nimmt jährlich zu. Anfängliche Befürchtungen, mit Bergen von unvollständigen, flüchtig verfaßten Anfragen nordamerikanischer Familienforscher überflutet zu werden, haben sich aber wohl in keinem deutschen Archiv bestätigt. Gleichwohl sollte die Email-Funktion der Homepage dazu genutzt werden, schon im Vorfeld einen informativen Grundstandard der eingehenden Anfragen zu sichern (HStA Weimar, Troup County Archives). Statt eines einfachen mail-Befehls (mailto), der lediglich das eigene Email-Programm des Besuchers startet, sollte der Kontakt-Button den Benutzer zunächst zu einem Auswahlmenü mit verschiedenen „Betreffen“ führen, z. B.: Allgemeine Anfrage, Genealogische Anfrage, Bestellung von Publikationen / Reprographien, Hinweise zur Homepage o. ä. Das Anwählen des Menüpunktes „Allgemeine Anfrage“ ruft ein vorbereitetes (ggf. zweisprachigen) Anfrageformular auf, in das zunächst Name, Anschrift und Betreff einzutragen sind (StA Luzern). Fakultative Felder können Angaben zu früheren Anfragen oder Benutzungen, bekannte Archivsignaturen oder herangezogene Literatur aufnehmen. Für genealogische Anfragen sollte beispielsweise auf ein Formular zurückgegriffen werden, in das möglichst genaue Angaben zur gesuchten Person oder Familie einzutragen sind. Ein kurzer Erläuterungstext sollte dem Benutzer jeweils die Felder, die Verwendung und den Zweck des Formulars deutlich machen.

Neben die Pflege der klassischen Benutzerkartei oder -datei wird angesichts der Zunahme des digitalen Briefverkehrs in Zukunft die Pflege einer elektronischen Adressendatei eine zentrale Rolle in der Öffentlichkeitsarbeit des Archivs spielen: nahezu kostenfrei und innerhalb kürzester Zeit können via Email aktuelle Meldungen, Publikationsanzeigen oder Hinweise auf Ausstellungsprojekte an alle interessierten Benutzer des Archivs versandt werden. Auf den Benutzungsanträgen sollte daher die freiwillige Angabe einer Email-Adresse vorgesehen sein.

Zu erwägen ist darüber hinaus die Einrichtung einer Mailing-Liste (Regionaal Historisch Centrum Tilburg), in die sich auch interessierte Online-Besucher eintragen können, um regelmäßig aktuelle Informationen oder Nachrichten der „Freunde“ des Archivs („Freunde des Stadtarchivs Mannheim e.V.“, „ Stichting Vrienden van Archief en Librije“ des Streekarchiefdienst Hollands Midden) zu erhalten. Auch wenn sich bisher wohl weder in Europa noch in Nordamerika oder Australien Chat-Rooms mit ausschließlich archivischen Problemen etabliert haben, finden sich in Internet-Präsentationen einzelner Archive durchaus Diskussionsforen (LHA Koblenz) oder Pinboards (Gemeentearchief Delft), die den Online-Benutzern Raum für den Austausch von Informationen, Fragen und Antworten bieten. Solche Seiten geben auch dem betreuenden Archiv Einblicke in aktuelle Probleme und Forschungsinteressen und können Anregungen für den Ausbau des archivischen Serviceangebots liefern.

Manche Internetdienstanbieter haben vor die Benutzung ihrer Email-Funktionen eine Reihe von Fragekatalogen gestellt, die dem Benutzer helfen sollen, sein Problem mit Hilfe der im Angebot bereits vorhandenen Informationen selbständig zu klären oder zu präzisieren. Auch wenn dies im archivischen Bereich wohl noch die Ausnahme ist (und für den Benutzer auch zeitraubend sein kann), so finden sich doch auf manchen Archivseiten (bei nordamerikanischen Archiven sogar regelmäßig) sog. FAQs (Frequently Asked Questions), die dem Besucher in eingängiger Form Antworten auf immer wieder gestellte Fragen vermitteln oder ihn direkt zu der gewünschten Information weiterleiten (Steiermärkisches Landesarchiv, Sevenwolden-Waterschapsstreekarchief, Glasgow University Archives). Für die Darstellung längerer Kataloge gilt auch hier der Grundsatz, die Fragen übersichtlich strukturiert sowie nach Themen geordnet zu präsentieren und den Antworttext erst beim Anwählen einer Frage zu öffnen, um nicht (erneut) einen unübersichtlichen Fließtext darzubieten.

Die Funktionalität der FAQs läßt sich noch weitaus gewinnbringender nutzen, wenn man sie stärker in das archivische Zugangskonzept integriert. Bereits jetzt steht in den meisten Archiven eine beachtliche Sammlung von beispielhaften Rechercheergebnissen in digitaler Form zur Verfügung: hunderte von Antworten auf schriftliche Benutzeranfragen zu vielfältigen Arbeitsthemen. Es bedarf keines komplexen Knowledge-Management-Systems, um diese Textdateien, die das Ergebnis kompetenter Ermittlungen sind, anonymisiert, informativ verdichtet und durch eine Sachsystematik bzw. einen Index erschlossen im Rahmen des archivischen Online-Informationsangebotes für andere Benutzer zugänglich und ertragreich zu machen. Nutzen und Wert dieses Angebots liegen auf der Hand: es werden Fragen beantwortet, die nachweislich im Interesse der Benutzer liegen; die Antworten helfen ihnen, Anfragen zu präzisieren oder geben ihnen bereits konkrete Hinweise (bis hin zu den Signaturen), welche Bestände für ihr Thema relevant sind bzw. - was für alle Beteiligten mindestens ebenso hilfreich sein kann - für welche Fragestellungen das Archiv keine Bestände bereithält.

C. Fakultative Bestandteile

1. Angebote für spezielle Benutzergruppen

Bisher haben nur wenige deutschsprachige Archive spezielle Angebote und Einstiegsseiten für Familienforscher (Stadtarchiv Bremerhaven, Stadtarchiv Koblenz, Stadtarchiv Mainz, Stadtarchiv Staufenberg, Stadt- und Landesarchiv Wien), heimat- und ortsgeschichtlich interessierte oder andere Benutzergruppen in ihre Internet-Präsentationen aufgenommen. In den Niederlanden und im englischsprachigen Bereich gehören spezielle Seiten für Genealogen und Schulen dagegen zum festen Bestandteil der archivischen Homepages. Für genealogisch interessierte Benutzer könnte ein spezielles Angebot beispielsweise folgende Bestandteile umfassen:

  • Einführungstexte und Ermittlungsstrategien (ggf. mit Verweisen auf Hilfsmittel oder Online-Angebote aus dem Bereich der Benutzerschulung);
  • Verweise auf einschlägige Bestände und Sammlungen;
  • Literaturhinweise, ggf. als Links zur Literaturübersicht;
  • Verweise auf bereits bestehende Angebote im Internet.

2. Benutzerschulung

Während das Angebot an gedruckten Einführungen in die Archivarbeit zunimmt und bereits die Forderung nach einem „Praktikum im World Wide Web als neue Dienstleistung der Archive für Lehre und Forschung“ erhoben wurde (Weber: Digitale Repertorien, S. 14), finden sich in den Internet-Präsentationen deutscher Archive bislang nur wenige Angebote zur Benutzerschulung. Das LHA Koblenz bietet seinen Online-Besuchern beispielsweise Einführungen in verschiedene Archivaliengattungen, die mit Abbildungen kombiniert sind.

Zu einem Angebot könnten beispielsweise gehören:

Auch hier sollten Verweise auf die Beständeübersicht einen schnellen Weg zu den Archivalien des Hauses deuten.

 

3. Erweiterte Archivinformationen

Der ständigen Erweiterung des archivischen Informationsangebots im Internet sind angesichts sinkender Speicherplatzkosten und steigender Rechnerleistungen prinzipiell kaum noch Grenzen gesetzt, auch wenn der notwendige Arbeitsaufwand für die Erarbeitung von Texten und Programmkonzepten viele Archive zur Beschränkung oder zur Verwendung bereits für andere Zwecke erstellter Vorlagen zwingt. Bei der Einbindung vorhandener digitaler Texte, von Jahresberichten (Stadtarchiv Göttingen, Stadtarchiv Geseke, Stadtarchiv Bamberg) oder anderen weitergehenden Informationsmaterialien sollte aber - wie in allen Teilen der Online-Präsentation - auf eine graphisch und inhaltlich den Möglichkeiten und Grenzen des Netzes angepaßte Wiedergabe geachtet werden, die knappe Texte und anschauliche Diagramme verwendet.

Als Ergänzung der archivischen Kerninformationen bieten einige Archive den Besuchern in Form eines Archivrundgangs (Regionaal Archief Leiden) oder einer „virtuellen Ausstellung“ (Stadtarchiv Münster, Universitätsarchiv Saarland , Gemeentearchieven Kampen, Zwolle, Deventer und Zutphen) umfangreiche Präsentationen ausgewählter Archivalien an oder führen den Besucher mit einer Darstellung des Lesesaals in die Benutzungs- und Informationsangebote des Archivs ein (geplant für die Online-Präsentation des Stadtarchivs Hannover).

Das LHA Koblenz versucht, über eine „virtuelle Archivführung“ und „Fotos vom Haus, seinen Räumlichkeiten und Funktionalitäten mit Comic-Elementen“ besonders den archiv-unerfahrenen Benutzern „einen unterhaltsamen und fast schon spielerischen Einblick in das Arbeiten im Archiv“ zu vermitteln (Dorfey: Benutzungsanleitung, S. 87). Auch wenn der Einsatz von Infotainment-Elementen bislang noch eher den Erwartungen des durchschnittlichen Internet-Users als den Gewohnheiten des durchschnittlichen Archivbenutzers entsprechen dürfte, bleibt die berechtigte Forderung nach einer graphisch ansprechenden und didaktisch angemessenen Gestaltung und Aufbereitung des archivischen Internetangebotes, das jedem Benutzer offenstehen und ihm grundsätzlich die Möglichkeit bieten sollte, auch ohne einschlägige Vorkenntnisse einen Zugang zu den Beständen zu finden.

Literaturauswahl „Archive und Internet“

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Bischoff, Frank M. / Reininghaus, Wilfried (Hrsg.): Die Rolle der Archive in Online-Informationssystemen. Beiträge zum Workshop im Staatsarchiv Münster, 8.-9. Juli 1998 (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen, Reihe E: Beiträge zur Archivpraxis 6), Münster 1999, Einleitung S. 7-17, Zusammenfassung der Diskussion S. 213-225.

Bischoff, Frank M.: Archivische Informationsvermittlung im Wandel: Internetverbund, Rechercheservice und Datenpflege in Nordrhein-Westfalen, in: Bischoff, Frank M. / Reininghaus, Wilfried (Hrsg.): Die Rolle der Archive in Online-Informationssystemen. Beiträge zum Workshop im Staatsarchiv Münster, 8.-9. Juli 1998 (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen, Reihe E: Beiträge zur Archivpraxis 6), Münster 1999, S. 57-83. - Abstract unter dem Titel „Nordrhein-Westfälische Archive im Internet“: http://www.archive.nrw.de/dok/workshop01/bischoff/rechts.html.

Bischoff, Frank M.: Recherchieren im virtuellen Archivverbund. Neue Möglichkeiten des Benutzerservice im Internet, in: Archiv und Wirtschaft 32 (1999) H. 3, S. 113-124.

Bischoff, Frank M.: Das Projekt „Archive in NRW“ im Internet. Nutzung und Fortschreibung, in: Archivpflege in Westfalen und Lippe 53 (2000) S. 13-19. Text auch unter: http://www.lwl.org/waa/archivpflege/heft53/bischoff.pdf.

Black-Veldtrup, Mechthild: Findbücher im Internet - Möglichkeiten ihrer Präsentation, in: Menne-Haritz, Angelika (Hrsg.): Archivische Erschließung: Methodische Aspekte einer Fachkompetenz. Beiträge des 3. archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 30), Marburg 1999, S. 123-138.

Black-Veldtrup, Mechthild: Recherche via Internet: Neue Wege zum Archivgut, in: Fundus - Online Forum für Geschichte, Politik und Kultur der späteren Neuzeit 2 (2000) S. 19-35

Dorfey, Beate: Benutzungsanleitung im Internet, in: Menne-Haritz, Angelika (Hrsg.): Der Zugang zu Verwaltungsinformationen. Beiträge des 5. archivwissenschaftlichen Kolloquiums der Archivschule Marburg (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 33), Marburg 2001, S. 81-92.

Dorfey, Beate: Internet-Auftritt des Landeshauptarchivs Koblenz, in: Der Archivar 52 (1999) H. 3, S. 247. - Text auch unter: http://www.archive.nrw.de/archivar/1999-03/Archiv20.htm.

Ebeling, Hans-Heinrich / Thaller, Manfred (Hrsg.): Digitale Archive. Die Erschließung und Digitalisierung des Stadtarchivs Duderstadt, Göttingen 1999.

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Uhde, Karsten: Das Internet-Archiv - Möglichkeiten und Grenzen der Arbeit im und mit dem Internet für Archive, in: Bischoff, Frank M. / Reininghaus, Wilfried (Hrsg.): Die Rolle der Archive in Online-Informationssystemen. Beiträge zum Workshop im Staatsarchiv Münster, 8.-9. Juli 1998 (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen, Reihe E: Beiträge zur Archivpraxis 6), Münster 1999, S. 19-39. - Text auch unter:http://www.archive.nrw.de/workshop01/uhde/referat.html . Abstract:http://www.archive.nrw.de/dok/workshop01/uhde/haupt.html.

Uhde, Karsten: Findbücher im Internet - Ziele, praktische Erfahrungen und neue Entwicklungen: http://staff-www.uni-marburg.de/~uhde/ruethen1.html.

Uhde, Karsten: Kontextbezogene Online-Präsentationen von Archivgut, in: Weber, Hartmut / Maier, Gerald: Digitale Archive und Bibliotheken. Neue Zugangsmöglichkeiten und Nutzungsqualitäten (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A: Landesarchivdirektion 15), Stuttgart 2000, S. 233-245.

Wagner, Dietrich: Archive im Internet: Erfahrungen am Beispiel zweier Archive, in: Vom Findbuch zum Internet. Erschließung von Archivgut vor neuen Herausforderungen. Referate des 68. Deutschen Archivtags, 23.-26. September 1997 in Ulm, Siegburg 1998 (Der Archivar, Beiband 3), S. 99-103.

Weber, Hartmut: Digitale Repertorien, virtueller Lesesaal und Praktikum im WWW - neue Dienstleistungsangebote der Archive an die Forschung, in: Fundus - Online Forum für Geschichte, Politik und Kultur der späteren Neuzeit 2 (2000) S. 1-17:

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