Materialien zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management

Seit einigen Jahren wenden sich immer mehr Behörden und Organisationen mit Fragen zur Schriftgutverwaltung an die Archive und an die Archivschule Marburg. Um diesem Beratungsbedarf entgegenzukommen, werden auf den folgenden Seiten Tipps und Hinweise zu verschiedenen Aspekten des Records Managements präsentiert. 

  1. Der erste Abschnitt greift die häufigsten Fragen zur Schriftgutverwaltung auf und gibt Hinweise auf beratende Stellen, Veröffentlichungen und Links.
  2. Der zweite Abschnitt erläutert in Form eines Manuals die zentrale Norm zur Schriftgutverwaltung, die DIN ISO 15489. Hier finden Interessierte z.B. zahlreiche Informationen zu den Anforderungen an die Schriftgutverwaltungen und Tipps zu deren Umsetzung.
  3. Der dritte Abschnitt bietet zahlreiche Erläuterungen zu Grundbegriffen der Archivwissenschaft.
Die Materialien des ersten und zweiten Abschnittes wurden von den Mitarbeitern des Arbeitskreises Records Management  im Rahmen des NABD 15 des Deutschen Instituts für Normung erarbeitet. Dieser NABD 15 (Arbeitsausschuss Schriftgutverwaltung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Informationsobjekte) setzt sich mit deutschen und internationalen Normungsvorhaben im Bereich der Schriftgutverwaltung und der Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen auseinander. Der Arbeitskreis Records Management ist unter anderem für die Begleitung der internationalen Normentwicklung und für die Übernahme und Entwicklung von Normen in Deutschland zuständig. Eine der zentralen Normen, die DIN ISO 15489, wird bislang in Deutschland nur wenig rezipiert. Aus diesem Grund entstand innerhalb des Arbeitskreises zunächst die Idee eines Manuals, das die DIN ISO 15489 anhand von praxisbezogenen Beispielen erläutert. Darüber hinaus kam schließlich die Idee auf, in Form der Frequently Asked Questions weitergehende Materialien zur Verfügung zu stellen. Umgesetzt wurden diese Ideen von Irmgard Mummenthey (Staatsarchiv Hamburg), Dr. Joachim Kemper (Staatsarchiv München), Steffen Schwalm (BearingPoint), Dr. Claudia Zenker-Oertel (Bundesarchiv), Dr. Christoph Popp (Stadtarchiv Mannheim) und Dr. Alexandra Lutz (Archivschule Marburg). Parallel zu den Arbeiten des Arbeitskreises lief von 2009 bis 2012 an der Archivschule außerdem eine Projektarbeit mit den Referendarinnen und Referendaren des 43., 45. und 46.  Wissenschaftlichen Lehrgangs. Ziel war es, kurze, allgemeinverständliche Erläuterungen zu den verschiedenen Begriffen der Archivwissenschaft zu verfassen. Auch diese Arbeitsergebnisse werden hier präsentiert.

Mit diesen drei Angeboten sind zahlreiche Hilfestellungen für die Schriftgutverwaltung online verfügbar. Uns ist jedoch bewusst, dass das Angebot keineswegs erschöpfend ist. Sollten Sie weitere Anregungen, Hilfsmittel oder Materialien haben, die hier aufgenommen werden könnten, dann wenden Sie sich bitte an Dr. Dominik Haffer.


© Archivschule Marburg - Klaus Schleiter, 28.06.2012