Abstracts der Beiträge des 11. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums 2006

 Prof. Dr. Wilfried Reininghaus
Archivisches Erschließen in der Wissensgesellschaft

Der Vortrag definiert einleitend Wissensgesellschaft und fragt nach der Rolle der Archive in ihr. Angesichts positiver Resonanz über archivische Erschließungsleistung in den Medien stellt sich die Frage, ob archivische Erschließung z. Zt. unumstritten ist. Die Antwort lautet nein, auch wenn es keine Unruhen wie im Bibliothekssektor gibt.
1. Eher „konventionelle“ Probleme der Erschließung
-          Gewichtung von Informationen
-          Zeitgebundenheit der Erschließung
-          mangelnde Standardisierung und ihre Ursachen
-          Wirtschaftlichkeit der Erschließúng
2. Herausforderung durch Innovationen des IT-Sektors
-          Geschwindigkeit des Zugriffs
-          schrumpfende Differenz zwischen Erschließung und Archivgut
-          Flüchtigkeit der Daten
-          Bewältigung exponentiell steigender Mengen
-          Relation von Übernahme und Erschließung
-          Metadaten und Erschließung
3. Benutzerwünsche
-          Wandel zur Nachfrageorientierung: noch folgenlos?
-          Zusammenhang zwischen archivischer Erschließung und historischer Forschung
4. Resümee: Schlüsselrolle der Archive oder Bedrohung eines Monopols?

  Dr. Peter Müller
Schnell zum Ziel. Erschließungspraxis und Benutzererwartungen im Internetzeitalter

Die digitale Revolution und die damit einhergehende Beschleunigung aller Informationsdienstleistungen in Verbindung mit dem archivgesetzlich verankerten Zugangsrecht zu Archivgut machen die Entwicklung einer angemessenen Erschließungsstrategie der Archive erforderlich. Standen bislang Ausweitung und Perfektionierung der Metadaten in Gestalt von Regesten, Titelaufnahmen mit extensiven Enthält-Vermerken und Provenienzfindbüchern im Mittelpunkt der Erschließungsarbeit, wird es in der nächsten Zeit um den Aufbau eines umfassenden archivischen Informationssystems gehen, das als digitaler Suchraum die bisherigen analogen Rechercheinstrumente ergänzt und in Teilen sogar ersetzen wird. Angesichts gewaltiger Erschließungsrückstände in den Archiven muss die Erschließungsstrategie darauf abzielen, zunächst einmal Basisinformationen über das gesamte vorhandene Archivgut in elektronischer Form bereitzustellen. Neben einer flacheren Nach- und Neuerschließung der bislang nicht oder unzulänglich verzeichneten Bestände gehören die Retrokonversion von Altfindbüchern und die Nutzbarmachung der bereits von den Behörden in Form von Abgabelisten zur Verfügung gestellten Metadaten zu den wichtigsten Herausforderungen der Erschließungsarbeit der nächsten Jahre.
 

Dr. Hans-Christian Herrmann
Benutzerorientierte Erschließung von DDR-Beständen – Erweiterte
Erschließung als Teil einer differenzierten Erschließungsstrategie

Alle Bereiche unserer Gesellschaft stehen vor der Herausforderung, ihre Aufgaben mit geringeren Ressourcen erfüllen zu müssen. Im Unterschied etwa zu Bibliotheken, zum Gesundheitswesen und auch zur Industrie empfehlen einige Archivare angesichts der Ressourcenknappheit archivische Leistungen zu reduzieren. Das bedeutet, sich auf Kernaufgaben zu beschränken und bei der Erschließung homogen eine flache Verzeichnung anzustreben.
Das Primat einer flachen Erschließungsstrategie, entstanden in den 80er Jahren, ist ein Auslaufmodell, weil es die Anforderungen der Benutzer im Zeitalter der Informationsgesellschaft nicht erfüllen kann: Anfragen werden immer kleinteiliger und konkreter. Benutzer erwarten schnell und treffsicher an die für ihr Benutzungsinteresse relevanten Archivalieneinheiten herangeführt zu werden. Dies kann nur eine erweiterte Verzeichnung mit Enthält-Vermerken leisten  - dies gilt insbesondere für die durch Protokolle und Berichte dominierte DDR-Überlieferung.
Natürlich kann ein so hoher Erschließungsstandard nicht bei allen Beständen realisiert werden. Zur Lösung wird eine differenzierte Strategie skizziert, die bewusst heterogene Erschließungszustände anstrebt. Priorität generiert sich aus einer hohen Benutzungsfrequenz oder einer so genannten „Schnittstellenfunktion“ eines Bestandes, diese Kriterien sprechen für eine erweiterte Verzeichnung. Gleichwohl kann aber innerhalb eines prioritär zu bearbeitenden Bestandes von der erweiterten Erschließung bei bestimmten Unterlagengruppen abgewichen werden. Umgekehrt kann es bei Beständen, die grundsätzlich nicht prioritär zu bearbeiten sind, eine Unterlagengruppe geben, die erweitert erschlossen werden sollte.
Archive sollten das Ressourcenproblem primär nicht durch ein Herunterfahren von Qualitätsstandards lösen. Wie in anderen Bereichen auch – gilt es -  Arbeitsprozesse zu optimieren, um gleichbleibende oder sogar bessere Qualität bei gleichem oder sogar geringerem Ressourceneinsatz zu erzielen.
 

Dr. Harald Stockert
Erschließung im Zwischenarchiv – Serviceleistungen und Rationalisierungspotenziale am Beispiel des Stadtarchivs Mannheim

Zwischenarchive bieten mit Logistik und Ausleihe einen besonderen Service sowohl für die interne Benutzung als auch für das Endarchiv. Am Beispiel des Zwischenarchivs im Stadtarchiv Mannheim – Institut für Stadtgeschichte wird aufgezeigt, dass die Erschließung letztlich eine Grundlage für diese verwaltungsinterne Dienstleistung ist. Dabei unterscheiden sich die Arbeitsschritte sowie die beteiligten Instanzen grundlegend vom klassischen Erschließungsprozess, da dieser nicht mehr im Endarchiv stattfindet, sondern schwerpunktmäßig ins vorarchivische Feld verlagert wird. Im papiernen Bereich wird damit vorweggenommen, was in der digitalen Welt mit den behördlichen Dokumentenmanagementsystemen Standard sein wird: die zunehmende Verlagerung der Erschließung in die Dienststellen unter Aufsicht und Qualitätskontrolle des Archivs.
 

Dr. Thekla Kluttig
Das Ende archivarischer Verzeichnung? Zur Nutzung von Metadaten aus Justiz und Verwaltung

Im Hauptstaatsarchiv Dresden werden seit Jahren zunehmend - auch vor dem Hintergrund abnehmender Personalressourcen und bereits bestehender Erschließungsrückstände - behördliche Metadaten zu Sachakten und massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten als Grundlage für die Verzeichnung übernommen. Muster für elektronische Aussonderungs- und Abgabeverzeichnisse sind im Landesweb Sachsen zugänglich und werden von den anbietungspflichtigen Stellen für die Anbietung und Abgabe ihrer Unterlagen genutzt. Nach der Vorstellung von drei Beispielen (Sachakten, Fallakten eines Gerichts und Personalakten) und der weiteren Nutzung der Metadaten im Archiv werden wesentliche Ergebnisse einer jüngst am Hauptstaatsarchiv erstellten Transferarbeit zur Nutzung von Metadaten aus elektronischen Bürosystemen vorgestellt und die Frage diskutiert, ob mit dieser Nutzung das Ende archivarischer Verzeichnung eingeleitet wird.
 

Dr. Per-Gunnar Ottosson
Implementing ISAR(CPF) and EAC in the National Archival Database of Sweden (NAD)

There are archival standards for the description of the archival material–ISAD(G) and EAD (Encoded Archival Description), and for archival authority records for corporate bodies, persons and families–ISAAR(CPF) and EAC (Encoded Archival Context). There is now also a project for an ICA standard on archival functions and activities. In the development of gateways to archives the standards for archival description have played an important role, but there are few implementations of archival authority records.
NAD is based on the archival information system of the Swedish national and regional archives (ARKIS). The system is constructed with a separate authority file for corporate bodies and persons with relations to the archival units. The system has now been developed to support export and import of EAC records. The new NAD will primarily have the function of a national authority file of archival creators. These authority records contain links to archival descriptions that are stored either in the central system ARKIS or in local web pages or other archival networks.
The project has developed a system for harvesting and processing data of archival creators from local and regional archives in Sweden. The data providers are able to deliver records in EAC format or as text files in agreed formats for conversion. The records entered are then saved on the server as EAC files for processing. The harvested EAC records will be reviewed by the NAD unit before they are imported into the central system with the support of automated processes for control of duplicates and the consistency of data (URL: www.nad.ra.se).
 

Dr. Ulrich Fischer
Austauschen, sichern, präsentieren – Ansprüche an ein archivisches Standardaustauschformat

Spricht man heute im deutschen Archivwesen von Standardformaten, so bezieht man dies meist auf zwei definitorische Beschreibungsmodelle für digitale Erfassungsdaten: EAD einerseits und andererseits das Austauschformat des Düsseldorfer Retrokonversionsprojekts, kurz als „Findbuch-DTD“ oder „SAFT-XML“ bezeichnet.
Gegenwärtig finden diese Formate in drei Bereichen Verwendung. Sie dienen dem Austausch von Daten zwischen archivischen Applikationen bzw. zwischen analogen und digitalen Findmitteln. Sie werden außerdem für die Präsentation von archivischen Daten im WorldWideWeb verwendet. Schließlich dienen sie zur Sicherung von Erfassungsdaten über die Lebenszyklen von Softwarepaketen und Netzprotokollen hinweg.
So vergleichbar die Funktionen, so unterschiedlich sind die Stärken und Schwächen der beiden Systeme – eine Situation, die sich aus den ursprünglichen Ansprüchen an das jeweilige Format herleitet. Die heutigen archivischen Ansprüche in Deutschland sind andere als bei der Entwicklung der Formate. Dies macht es mit Blick auf die gesamte deutsche Archivlandschaft notwendiger denn je, die Vorteile beider Formate gemeinsam zu nutzen und einen Weg zwischen beiden XML-basierten Formaten zu öffnen.
Neben allen „technicalities“, neben archivpolitischen Rahmenbedingungen und nationalen wie internationalen Kooperationsvorhaben sollten jedoch in der Diskussion um Standardaustauschformate zwei weitere Aspekte nicht aus dem Blick verloren werden: Der Einfluss von Standards auf die archivische Arbeit und die sich rapide ändernden Wünsche und Bedürfnisse der Benutzer.
 

Michael Hansmann, M.A.
Erschließung archivierter Internet-Ressourcen – Zwischenergebnisse eines DFG-Projektes zur Sicherstellung der dauerhaften Zugänglichkeit und Integrität von Websites der Parteien

Nach der Vorstellung des Projektes wird über die praktischen Erfahrungen der Erschließung, Ordnung und Verzeichnung der gewonnenen Daten einer Internetspiegelung berichtet.
Die Kernfrage lautet: Ist eine Internetpräsenz überhaupt zu verzeichnen?
Dazu werden die  Rahmenbedingungen im Archiv für Christlich-Demokratische Politik (ACDP) der Konrad-Adenauer-Stiftung sowie die Einbindung der gewonnenen Daten in die Bestandstektonik vorgestellt. Es werden die Auswirkungen der Erfassung der Internetseiten – der eigentlichen Spiegelung – auf die Einbindung in die Datenbank FAUST einschließlich der im Projekt erarbeiteten Datenerfassungsmaske erläutert. Als Beispiel soll die Verzeichnung einer Website der CDU dienen.
Ein kurzer Sachstandbericht und ein Ausblick auf die weitere Entwicklung des Projekts bilden den Abschluss des Vortrags.
 

Dr. Bettina Wischhöfer
Digitale Erschließungsprojekte des Landeskirchlichen Archivs Kassel.
Digitalisierung als Maßnahme zur besseren Benutzbarkeit und zum Schutz von Beständen

Die Digitalisierungsprojekte des Landeskirchlichen Archivs Kassel (2000: Digitales Bildarchiv kirchlicher Gebäude, 2001 – 2004: Digitales Bildarchiv Sammlung Vasa sacra, seit 2005/06: Digitales Bildarchiv Baupläne, seit 2003: Digitalisierung von Pergamentfragmenten) sind definiert durch Überschaubarkeit, ehrenamtliche Elemente und Nutzung von Amtshilfe. Für ein kleineres Archiv bedeutet jedes neue Projekt das Betreten von Neuland. Wenn dies gelingen soll, muss das Risiko kalkulierbar bleiben. Die Projekte orientieren sich an DFG-Standards und kommen „ohne Geld“, zumindest aber ohne zusätzliche Finanzierung aus. Sie funktionieren durch die langfristige Bindung von Personen an das Archiv, die sich mit entsprechendem Fachwissen selbst einbringen. Die Vorteile einer solchen Projektumsetzung liegen auf der Hand: es gibt keine Abhängigkeiten von Geldgebern, die immer auch mitbestimmen und „mit auf´s Bild“ wollen. Das Tempo der Projektumsetzung kann besser gesteuert werden, da es keine Zeitverzögerung durch langwierige Genehmigungsverfahren bei der Finanzierung gibt. Die Freiheit bei der Umsetzung von Projekten durch Friendraising ist nicht zu unterschätzen.
Entscheidend für den Erfolg solcher Projekte ist die langfristige Motivation der Volunteers.
Das hier propagierte Modell eröffnet kleineren Archiven in Zeiten leerer Kassen und immer knapper werdender Mittel neue Möglichkeiten, die es zu nutzen gilt.
 

Dr. Joachim Koehler
Unterstützung der Erschließung von Tondokumenten durch Audiomining

Inhalt des Beitrages ist die Darstellung von Methoden und Systemen zur inhaltlichen Strukturierung und Erschließung von Tondokumenten. Neuartige Entwicklungen aus dem Bereich der Informationsverarbeitung erlauben mittlerweile eine semi-automatische Erschließung von audio-visuellen Daten. Anhand von Beispielen aus dem Bereich der Dokumentation in den Archivabteilungen von Rundfunkanstalten wird gezeigt, welche Möglichkeiten zur rechnerunterstützten Dokumentation von Radiosendungen bestehen. Zum einen werden Tonbeiträge automatisch in logische Einheiten unterteilt und Strukturinformationen erzeugt (z.B. Sprecherabschnitte). Zum anderen ermöglicht eine automatische Spracherkennung die Suche nach bestimmten Personen und gesprochenen Worten. Im Rahmen des Vortrages wird ein Audiominingsystem, das am Fraunhofer IMK in Zusammenarbeit mit der Deutschen Welle und dem WDR entwickelt wurde, vorgestellt, um die bestehenden Funktionalitäten und Funktionsweise anhand von konkreten Beispielen zu demonstrieren. Das Audiominingsystem kann ebenso in anderen Bereichen eingesetzt werden, wie beispielsweise zur Erschließung und Aufbereitung von Parlamentsreden oder historischen Tonarchiven.
 

Prof. Dr. Peter Dusek
Erschließung im Fernseharchiv – Grundsätze, Techniken, Qualifikation.
Anmerkungen zum tiefgreifenden Wandel des Berufsbildes des Medienarchivars

Kaum eine andere Berufsgruppe hat sich innerhalb der letzten 25 Jahre ähnlich stark verändert wie die Berufsgruppe der Medienarchivare. Als ich Ende der 70-Jahre durch die Beschäftigung mit einem Medienkoffer-Programm für den Schuleinsatz zum ersten Mal mit dem Zustand der Film-, Radio- und Fernseharchive konfrontiert wurde, herrschte dort noch echte Goldgräber-Atmosphäre. Wenig ausgebildete Hilfskräfte waren überfordert mit dem technischen Wandel von Film auf Videoformate, der dürftigen Beschlagwortung und der fehlenden Kommunikation zu jenen, die ihnen die Sendungen nach der Ausstrahlung hinknallten, ohne entsprechende Informationen zu übermitteln.
Dann kamen die 80er-Jahre und der Computer-Einsatz veränderte die Welt der Medienarchive total. Das Experten-Team, das ich im ORF parallel zur Serie „Österreich I“ und „Österreich II“ von Hugo Portisch mit dem neuen Berufsbild des Medienarchivars vertraut machte, bestand aus Historikern und Publizisten, Sprachwissenschaftern und Politologen; und im Ausbildungsprogramm war nicht nur die Methodik des gehobenen Archivdienstes zu finden, sondern auch die Beschäftigung mit Sendungsproduktion sowie der technologischen Weiterbildung durch die Datenbank-Entwicklung. Dennoch war damals das Archiv jene Welt, die entstand, wenn die Produktionseinheiten ihre Arbeit abgeschlossen hatten. Allerdings verlangten wir die entsprechenden Informationen aus den Händen der Journalisten. Und auch eine weitere Herausforderung wurde bereits damals bewältigt. Rechtshindernisse (Urheberrecht, Leistungsschutz und Persönlichkeitsrecht) können nicht nur den Journalisten überlassen werden, sondern müssen auch von den Dokumentaren gelöst werden können.
Dann kamen die 90er-Jahre und damit die „digitale Revolution“. Dieser Umbruch ist noch mitten im Gange. Jetzt ist der Archivar gefordert, mitten im Produktionsprozess mit seiner Arbeit zu beginnen. Das Stichwort heißt „Metadaten“ und sie entstehen weitgehend während der Sendungsherstellung. Doch nur ein Teil meiner Mitarbeiter fungiert als schnelle Eingriffstruppe auf dem digitalen „Daten-Highway“, sozusagen als „Flitzer“ des ORF im Newsroom-Bereich. Die anderen schlagen sich nach wie vor mit den Mühen der analogen Formatvielfalt herum, mit den Rechtshindernissen und den fehlenden Informationen von gestern. Das Archiv von heute ist also ein Sammelplatz von Medien-„Schatzgräbern“, analogen Dokumentaren und digitalen „Flitzern“ und es wird noch Jahre dauern, bis die „digitale Revolution“ wirklich in der Zielgeraden eingetroffen ist!
 

Dr. Jutta Weber
Synthese bibliothekarischer und archivischer Anforderungen – Neufassung der Regeln zur Erschließung von Nachlässen und Autographen (RNA) der DFG

Jeder Nachlass ist anders, bildet für sich einen eigenen Kosmos. Jede Nachlasserschließung muss bestimmten Vorgaben folgen, die aus ivorhandenen Strukturen und Inhalten entstanden sind. In den DFG-Richtlinien werden u.a. Hilfestellungen dafür geboten, wie Nachlässe ohne vorgefundene Strukturen in eine sinnvolle Ordnung gebracht werden können.
Wenn viele Nachlässe mit unterschiedlichen Ordnungsstrukturen in einer Datenbank gemeinsam erschlossen werden, stellt sich die Frage, bestimmte, für alle Nachlässe gültige formale Begriffe (Namen, Daten) nach einheitlichen Kriterien suchen zu können. Die RNA enthalten deshalb u.a. konkrete Regeln für die Verwendung von Normdaten (Namen von Personen, Institutionen).
 
Auf Anregung der DFG wurden die RNA neu bearbeitet von der Staatsbibliothek zu Berlin und der Österreichischen Nationalbibliothek. Das ursprünglich vor allem in Bibliotheken angewandte Regelwerk RNA hat sich in seiner neuen Fassung verstärkt auch auf die Bedürfnisse in Einrichtungen im nicht-bibliothekarischen Bereich eingestellt. Dabei haben Mitarbeiter aus Archiven und Bibliotheken eng zusammengearbeitet. Das Ergebnis wird mit markanten Beispielen vorgestellt.
Wie können diese neuen Grundlagen für eine gemeinsame Suchbarkeit von Nachlässen ausgebaut werden? Wo können im Zuge der von Bibliotheken, Archiven und Museen geplanten gemeinsamen Strategien zur Präsentation ihrer Bestände neue, weiterführende Ansätze auch zu inhaltlichen und sachlichen übergreifenden Suchmöglichkeiten gefunden werden? Eine institutionenunabhängige, gemeinsame Weiterentwicklung der RNA wird eine der Voraussetzungen für benutzerorientierte, einfach und logisch aufgebaute Rechercheangebote zu Nachlässen im Internet sein.
 

Dr. Jürgen Treffeisen
Archivische Grundsätze der Nachlasserschließung

In Abgrenzung zu den bibliothekarischen Erschließungsgrundsätzen bei Autographen und Nachlässen werden die Grundsätze archivischer Erschließung dargestellt. Dabei werden insbesondere die Bedeutung der Stufenerschließung nach ISAD (G), archivischer Erschließungsgrundsätze, Klassifikation und Ordnung von Nachlässen sowie die Verwendung von Normdaten für die Indizierung thematisiert.
 

© 2006 Uhde@staff.uni-marburg.de, Stand: 21.07.2009